รับรองสำเนาเอกสารถูกต้อง (Certified True Copy) ในยานนาวา

คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม

ประเทศไทยมี Notary Public แบบต่างประเทศหรือไม่

ประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ตามระบบคอมมอนลอว์ แต่มี “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” (Notarial Services Attorney) ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ หน่วยงานและสถานทูตต่างประเทศส่วนใหญ่ยอมรับคำรับรองนี้เทียบเท่ากับงาน notary สอบถามรายละเอียดและขอบเขตงานได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

ต้องมาลงนามต่อหน้าทนายความด้วยตนเองไหม

หากเป็นการรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องแสดงตนและลงนามต่อหน้าผู้รับรองพร้อมหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนฉบับจริง ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องหรือรับรองข้อเท็จจริงบางประเภท อาจใช้เอกสารต้นฉบับประกอบโดยไม่ต้องลงนามใหม่ ทั้งนี้ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง

คำรับรองของทนายความใช้ยื่นต่างประเทศได้ทันทีหรือไม่

ขึ้นกับประเทศปลายทาง หลายกรณีต้องผ่านการรับรองต่อที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และ/หรือสถานทูตของประเทศนั้นก่อน จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของผู้รับเอกสารก่อนเริ่มกระบวนการ เพื่อไม่ให้ต้องทำซ้ำ

เอกสารภาษาไทยต้องแปลก่อนรับรองหรือไม่

หากผู้รับเอกสารเป็นหน่วยงานต่างประเทศ โดยทั่วไปต้องมีคำแปลภาษาอังกฤษหรือภาษาราชการของประเทศนั้นแนบ และคำแปลอาจต้องได้รับการรับรองความถูกต้องด้วย ลำดับที่ถูกต้องคือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

รับรองสำเนาเอกสารบริษัทต้องใช้อะไรบ้าง

โดยทั่วไปใช้หนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้าซึ่งมีอายุไม่เกินตามที่ผู้รับกำหนด บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการผู้มีอำนาจ ตราประทับ (ถ้ามี) และเอกสารที่ต้องการรับรอง สอบถามรายละเอียดและขอบเขตงานได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

เอกสารที่รับรองแล้วมีอายุการใช้งานเท่าใด

ตัวคำรับรองไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่ผู้รับเอกสาร เช่น สถานทูต มหาวิทยาลัย หรือธนาคาร มักกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3–6 เดือน จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขของผู้รับก่อนดำเนินการ

อธิบายเชิงลึก: เงื่อนไขจริงและสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับ — Notary Public

เรียบเรียงจากหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานผู้มีอำนาจประกาศไว้ ไม่ใช่ข้อความโฆษณา

เอกสารชุดเดียวกันอาจต้องใช้คำรับรองต่างรูปแบบ ขึ้นกับว่าปลายทางต้องการการยืนยันลายมือชื่อ การยืนยันว่าสำเนาถูกต้องตรงต้นฉบับ หรือการสาบานตนประกอบคำแถลง การเลือกรูปแบบผิดทำให้เอกสารสมบูรณ์ในเชิงรูปแบบแต่ใช้ไม่ได้ในเชิงเนื้อหา

เงื่อนไขที่ต้องผ่านจริง

• คำรับรองต้องระบุวันที่ สถานที่ ชื่อผู้ลงนาม รูปแบบการยืนยันตัวตน และเลขทะเบียนผู้ทำคำรับรอง องค์ประกอบใดขาดไป หน่วยงานปลายทางถือว่าคำรับรองไม่สมบูรณ์
• เอกสารที่ทำเป็นภาษาไทยและต้องใช้ต่างประเทศ ต้องมีคำแปลที่ผูกกับต้นฉบับอย่างถาวร ไม่ใช่แนบหลวม ๆ
• หากเป็นการรับรองสำเนา ต้องนำต้นฉบับมาแสดงในวันรับรอง การเทียบจากไฟล์ภาพไม่เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานส่วนใหญ่

สาเหตุที่พบบ่อยเมื่อถูกตีกลับ

• หนังสือรับรองบริษัทเกินอายุที่ปลายทางกำหนด ทำให้อำนาจลงนามถือว่ายังพิสูจน์ไม่ได้ ณ วันรับรอง
• เย็บเล่มใหม่หรือแกะตราประทับออกหลังรับรอง ทำให้ความต่อเนื่องของเอกสารขาด และต้องเริ่มกระบวนการใหม่

แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานผู้รับก่อน แล้วจึงกำหนดรูปแบบคำรับรองและลำดับขั้นให้ตรงกัน หากยังไม่แน่ใจ สอบถามเจ้าหน้าที่ของเราทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมลพร้อมระบุประเทศปลายทางและวัตถุประสงค์การใช้งาน