รับรอง Notary Online ผ่านวิดีโอคอล (RON)

คำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับ รับรองผ่านวิดีโอออนไลน์

การรับรองผ่านวิดีโอออนไลน์ประเทศไหนยอมรับ?

ปัจจุบันประเทศที่ยอมรับ Remote Online Notarization (RON) แบบเต็มรูปแบบมีสหรัฐอเมริกา (44 รัฐ) แคนาดา (BC, ON) และประเทศ EU ที่ผ่านมาตรฐาน eIDAS ในไทยรูปแบบวิดีโอใช้เพื่อยืนยันตัวตนและเจตนา แล้วส่งเอกสาร hardcopy รับรอง NSA ตามด้วยไปรษณีย์ / courier ให้ตรวจสอบเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางเสมอ ก่อนเลือกช่องทางออนไลน์แทนการเดินทางเข้าพบ

ต้องใช้ซอฟต์แวร์อะไรและบันทึกวิดีโอไว้นานแค่ไหน?

ใช้ Zoom Enterprise หรือ Google Meet Enterprise ที่มีการเข้ารหัส end-to-end พร้อมระบบ KBA (knowledge-based authentication) ตรวจสอบตัวตน วิดีโอจะถูกเก็บไว้ 7 ปีตามระเบียบสภาทนายความ และเข้าถึงได้เฉพาะทนายเจ้าของสำนวนกับผู้ลงนามเท่านั้น ไฟล์เก็บในเซิร์ฟเวอร์ในประเทศไทยและมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลกำกับเวลา (RFC 3161 timestamp)

คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม

ประเทศไทยมี Notary Public แบบต่างประเทศหรือไม่

ประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ตามระบบคอมมอนลอว์ แต่มี “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” (Notarial Services Attorney) ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ หน่วยงานและสถานทูตต่างประเทศส่วนใหญ่ยอมรับคำรับรองนี้เทียบเท่ากับงาน notary สอบถามรายละเอียดและขอบเขตงานได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

ต้องมาลงนามต่อหน้าทนายความด้วยตนเองไหม

หากเป็นการรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องแสดงตนและลงนามต่อหน้าผู้รับรองพร้อมหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนฉบับจริง ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องหรือรับรองข้อเท็จจริงบางประเภท อาจใช้เอกสารต้นฉบับประกอบโดยไม่ต้องลงนามใหม่ ทั้งนี้ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง

คำรับรองของทนายความใช้ยื่นต่างประเทศได้ทันทีหรือไม่

ขึ้นกับประเทศปลายทาง หลายกรณีต้องผ่านการรับรองต่อที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และ/หรือสถานทูตของประเทศนั้นก่อน จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของผู้รับเอกสารก่อนเริ่มกระบวนการ เพื่อไม่ให้ต้องทำซ้ำ

เอกสารภาษาไทยต้องแปลก่อนรับรองหรือไม่

หากผู้รับเอกสารเป็นหน่วยงานต่างประเทศ โดยทั่วไปต้องมีคำแปลภาษาอังกฤษหรือภาษาราชการของประเทศนั้นแนบ และคำแปลอาจต้องได้รับการรับรองความถูกต้องด้วย ลำดับที่ถูกต้องคือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

รับรองสำเนาเอกสารบริษัทต้องใช้อะไรบ้าง

โดยทั่วไปใช้หนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้าซึ่งมีอายุไม่เกินตามที่ผู้รับกำหนด บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการผู้มีอำนาจ ตราประทับ (ถ้ามี) และเอกสารที่ต้องการรับรอง สอบถามรายละเอียดและขอบเขตงานได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

เอกสารที่รับรองแล้วมีอายุการใช้งานเท่าใด

ตัวคำรับรองไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่ผู้รับเอกสาร เช่น สถานทูต มหาวิทยาลัย หรือธนาคาร มักกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3–6 เดือน จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขของผู้รับก่อนดำเนินการ

อธิบายเชิงลึก: เงื่อนไขจริงและสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับ — Notary Public

เรียบเรียงจากหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานผู้มีอำนาจประกาศไว้ ไม่ใช่ข้อความโฆษณา

เอกสารชุดเดียวกันอาจต้องใช้คำรับรองต่างรูปแบบ ขึ้นกับว่าปลายทางต้องการการยืนยันลายมือชื่อ การยืนยันว่าสำเนาถูกต้องตรงต้นฉบับ หรือการสาบานตนประกอบคำแถลง การเลือกรูปแบบผิดทำให้เอกสารสมบูรณ์ในเชิงรูปแบบแต่ใช้ไม่ได้ในเชิงเนื้อหา

เงื่อนไขที่ต้องผ่านจริง

• หากเป็นการรับรองสำเนา ต้องนำต้นฉบับมาแสดงในวันรับรอง การเทียบจากไฟล์ภาพไม่เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานส่วนใหญ่
• กรณีผู้ลงนามไม่สามารถสื่อสารภาษาที่ใช้ในเอกสารได้ ต้องมีล่ามอยู่ด้วยและระบุข้อเท็จจริงนี้ไว้ในคำรับรอง
• ผู้ลงนามต้องปรากฏตัวต่อหน้าผู้รับรอง พร้อมหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนที่ยังไม่หมดอายุ สำเนาที่ส่งมาล่วงหน้าใช้แทนการแสดงตัวไม่ได้

สาเหตุที่พบบ่อยเมื่อถูกตีกลับ

• ใช้ถ้อยคำรับรองแบบยืนยันลายมือชื่อ ในขณะที่ปลายทางขอการรับรองว่าสำเนาถูกต้อง สองรูปแบบนี้แทนกันไม่ได้
• ชื่อสะกดในเอกสารไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง แม้ต่างเพียงเครื่องหมายหรือลำดับชื่อกลาง ก็เพียงพอให้ปฏิเสธได้

แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานผู้รับก่อน แล้วจึงกำหนดรูปแบบคำรับรองและลำดับขั้นให้ตรงกัน หากยังไม่แน่ใจ สอบถามเจ้าหน้าที่ของเราทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมลพร้อมระบุประเทศปลายทางและวัตถุประสงค์การใช้งาน